Jero bloguea acerca de la clásica disyuntiva entre optimizar la carga de los equipos ajustando al máximo de su capacidad (entregas más pero pierdes resiliencia) u optimizar para el flujo, que contraintuitivamente implica no maximizar la carga para conservar flexibilidad ante cambios de prioridades o de la situación de mercado y ser capaces de atender a estos cambios sin demora.
A mí, que soy un informático atípico, porque salí de la facultad de ciencias y no de la escuela de ingeniería, me viene siempre a la mente la diferencia entre eficacia y eficiencia que aprendí estudiando bioquímica en la universidad.
Básicamente, el proceso de conversión de adenosín difosfato (ADP) en adenosín trifosfato (ATP), que es la moneda básica de almacenamiento energético en nuestro cuerpo, es ineficiente por diseño. Es un proceso en el que parte de la energía que pretendemos almacenar se disipa en forma de calor. Eficiencia es hacer algo usando óptimamente los recursos consumidos. En este caso, metes en el cuerpo una cantidad de energía y en lugar de almacenarse toda de forma eficiente, se pierde una parte. Es ineficiente.
Sin embargo, ese proceso demostró ser una gran adaptación. Ese calor que se pierde en esas reacciones ayuda en parte a mantener el cuerpo caliente, algo imprescindible para la vida, pues además de ayudar a mantener el cuerpo algo más caliente sirve para acelerar otras reacciones químicas. Así de forma aproximada, subiendo la temperatura unos 10ºC se duplica la velocidad de una reacción química, de modo que puede en ocasiones compensar perder algo de energía si el objetivo es hacer culminar el mayor número de reacciones posibles. De este modo, esa ineficiencia es eficaz para sobrevivir y a las pruebas nos podemos remitir: el ciclo de Krebs es el núcleo del procesamiento de energía en la vida tal y como la conocemos en nuestro planeta.
¿Qué tiene todo esto que ver con la configuración de las organizaciones? Pues diría que mucho. Lo que necesitan las organizaciones no es tanto eficiencia como eficacia: eficacia a la hora de sobrevivir en el mercado, de ser capaz de reaccionar con presteza a los cambios en su entorno, a las demandas de los clientes. Si para lograr eso has de ser un poco ineficiente, seguramente es un precio que has de pagar con gusto. Y no se trata de gandulear, sino de entender que no es malo que en tu organización los equipos ajusten su capacidad dejando algo de margen para ser flexibles. Esa pequeña ineficiencia es la moneda que te permitirá ser eficaz.
En mi opinión:
Eficacia sería la capacidad de un equipo de realizar las tareas necesarias en el tiempo requerido.
Eficiencia sería tener ocupado totalmente el tiempo de trabajo de un equipo. Si se piensa bien realmente no tiene que ver mucho con la anterior, ya que se puede ocupar al equipo en tareas innecesarias, por ejemplo.
Por otra parte, los ratos libres del equipo pueden ser utilizado en mejorar la cohesión del mismo, compartir información, mejorar el producto, etc. En general cuando un técnico tiene poco trabajo se lo suele buscar él mismo.
Eso último es la clave. Si el equipo sabe trabajar, darles algo de margen suele devenir en que ellos mismos aprovechan para reducir deuda técnica o investigar cosas que puedan ser útiles. Si el equipo no sabe trabajar, el menor de tus problemas es que estén no estén ocupados al total de su capacidad.