Una de las labores más arduas para cualquiera que trabaja con conocimiento es la de organizar, ordenar y actualizar las bases de datos de conocimiento que son su herramienta cotidiana. Es ardua porque es la tarea de nunca acabar: siempre hay un nuevo enlace, un nuevo estudio, una nueva reflexión que amplía, actualiza, o corrige lo que sabíamos. Hacer de esta tarea algo humanamente llevadero es el primer paso para lograr objetivos mayores.
En Cartograf nos encanta ordenar las ideas que vamos acumulando. Una de las primeras cosas que hicimos justo al comenzar nuestra actividad fue abrir una pedia en la que hacíamos pública gran parte de nuestra base de conocimiento, incluyendo los conceptos con los que trabajamos día a día u otros que hemos ido desarrollando. Hace unas semanas os contamos que para mejorar este flujo de divulgación de ideas integrábamos la pedia en nuestro sitio principal, hecho con Drupal. Hoy queríamos contar tres casos de uso en los que construir una herramienta de gestión y comunicación de conocimiento en la web mediante Drupal es especialmente potente por su sencillez y versatilidad.
Pedias
Es el caso más fundamental: tu empresa trabaja con conocimiento, gran parte de lo que produces, que es al mismo tiempo gran parte de lo que te permite ser valorado por tus clientes y de lo que puedes devolver a la sociedad, son ideas, conceptos y marcos en los que desarrollar un cierto tipo de proyectos. O protocolos para gestionarlos mejor.
El formato natural de este tipo de repositorio de conocimiento es una pedia y Drupal es una herramienta sencillamente efectiva tanto por la edición y revisión colaborativa de la misma como por su posible integración con otras piezas clave de tu presencia web gestionada.
La pedia provee visibilidad, un marco conceptual adicional para quienes se acercan a nuestra web y una oportunidad excepcional de ser conscientes de la valía del trabajo desarrollado.
Repositorios internos de conocimiento
El caso es que en muchas otras ocasiones, gran parte de la información que vamos acumulando y clasificando, así como de los modelos y metodologías que vamos desarrollando, se quedan en la parte interna del equipo de trabajo. Es una labor invisible para el mundo exterior, sin la que estaríamos destinados al fiasco sin remedio.
Estas bases de conocimiento internas se pueden construir con muchas fuentes diferentes. Y hay toda una legión de empresas utilizando para ello sistemas tipo Sharepoint. (No los culpamos por ello, al menos en muchos casos sirve para sacar pesadísimos archivos adjuntos de un e-mail ya muy saturado con otras cosas.)
No obstante, la gestión de ficheros y permisos, fácilmente adaptables sin necesidad de programar, hacen de Drupal un candidato perfecto para este tipo de sistemas principalmente internas y/o privadas. En algunos casos, es posible que partir de distribuciones personalizadas de Drupal como Open Atrium nos pueda ahorrar además gran parte del esfuerzo.
Establecimiento de discurso de marca (brand discourse)
Un tercer caso de organización y compartición de conocimiento es el establecimiento de discurso de marca, o Brand Discourse en inglés. ¿Qué piensa tu empresa sobre las energías fósiles, y por qué? ¿Y sobre la fabricación remota de productos, y por qué?
Aunque muchas empresas hacen de la compartición de conocimiento libre y del empoderamiento de su entorno parte de su identidad y razón de ser con respecto a su entorno, puede que establecer y difundir el marco conceptual en el que trabajas no esté entre tus objetivos. Puede, no obstante, que recibas preguntas recurrentes sobre temas más o menos espinosos. Cuestiones que si no se tratan de forma ordenada, pueden desembocar en crisis de reputación.
Si tu empresa externaliza en Asia su producción, o tiene una gran actividad comercial en África occidental puede que te miren con lupa. ¿Es la externalización de la mano de obra en el tercer mundo es un truco para maximizar beneficios? ¿Es posible exportar materias primas sin tratar con ciertos clanes guiados por señores de la guerra? Puede que para todo tengas una explicación, pero ¿qué hay de la elaboración de un sitio público, al estilo de una pedia pero enfocado en el esclarecimiento de la postura oficial de nuestra empresa respecto de diferentes asuntos? Si permitimos además revisar la evolución de nuestra postura a lo largo del tiempo, la transparencia que exigen estos tiempos de Internet y comunicaciones ubicuas estarás más que satisfecha. (En caso contrario, sin embargo, se nos podrá acusar de cambiar de opinión conforme sople el viento, o peor aún de un revisionismo histórico a conveniencia, à la Ministerio de la Verdad.)
Conclusiones
Un artículo muy breve pero también muy directo en el que os animamos a utilizar Drupal para la construcción de este tipo de herramientas colaborativas para elaboración y gestión de conocimiento en equipo, ya sea para construir pedias, bases de conocimiento internas, o para la elaboración y establecimiento de un discurso de marca coherente y a prueba de falacias y hoaxes.
